Профессия офисного менеджера характеризуется высоким потенциалом увеличения зарплаты. Уровень дохода зависит от региона, но для начинающих специалистов он может варьироваться от 17 до 18 тысяч фунтов. В будущем, с накоплением опыта и повышением квалификации, этот показатель может достигать 27 тысяч и выше.
Подробное описание работы офис-менеджера
Обязанности офисного менеджера могут различаться в зависимости от размера компании, специфики бизнеса и множества других факторов. Специалисты этой профессии должны обладать способностью решать множество разнообразных задач и знать множество нюансов, связанных с работой офиса. Часто офисные менеджеры взаимодействуют с руководством или акционерами компании, такими как совет директоров.
Основная задача офисного менеджера заключается в контроле повседневной деятельности организации, управлении персоналом, мониторинге их работы, внедрении различных административных процессов и обеспечении выполнения офисной политики. Если офисный менеджер трудится в небольшой компании, ему придётся взаимодействовать с секретарями и личными ассистентами. Если же вас интересует возможность карьерного роста в управлении, стоит рассмотреть возможность работы в более крупной структуре, где будет возможность делегировать часть административных и секретарских обязанностей.
Главные особенности специальности офис-менеджера
Существует ряд задач, возложенных на офисного менеджера:
- Процесс найма сотрудников. Это включает составление списка обязанностей, объявление о вакансиях, проведение собеседований и непосредственно прием на работу.
- Управление компанией. Может включать администрирование и обслуживание бизнес-процессов.
- Просмотр корреспонденции и обязательный ответ на звонки от руководства.
- Ведение записей для предоставления важной информации совету директоров.
- Выполнение бухгалтерских функций и контроль бюджета. Большинство менеджеров отвечают за строгое соблюдение бюджетных рамок или за обработку зарплат сотрудников.
- Организация поездок и встреч для совета директоров.
- Организация различных мероприятий, важных для компании.
- Кураторство других сотрудников, чаще всего секретарей и администраторов.
- Разработка и контроль политики организации.
- Предоставление начальству необходимых отчетов и рецензий.
- Контроль наличия канцелярских принадлежностей в каждом офисе компании.
Если вы работаете офисным менеджером в крупной компании с несколькими филиалами или отделами, то вам могут поручить перемещение между дочерними компаниями для управления ими.
Этот список не является исчерпывающим, так как охватывает лишь основные должностные обязанности офисного менеджера.
Особенности
Термин «офисные профессии» является обобщающим. В этом понятии заключено множество специальностей, связываемых одним общим требованием — наличие рабочего места в офисе компании.
Когда речь заходит об офисных профессиях, обычно на ум приходят такие специальности, как директор и секретарь. Примерно 20 лет назад к ним добавлялись кадровики и бухгалтеры, и так составился «облик» офиса. Сегодня обстановка значительно изменилась: крупные компании создали множество новых отделов, где работают представители разных офисных профессий — ассистенты, менеджеры различных направлений, операторы, архивариусы, эксперты по документации и многие другие.
Фраза «офисный планктон» довольно известна. Это выражение часто воспринимается негативно, особенно для тех, кто, находясь в удобных креслах, успешно справляется со своими задачами и наблюдает, как их усилия способствуют росту компании. Однако под термин «офисный планктон» подпадают не только привычные менеджеры и бухгалтеры, но и специалисты, отвечающие за коммуникацию, сбор и анализ конкурентной информации, а также те, кто создаёт комфортные условия для офисной работы.
Благодаря техническому прогрессу большая часть офисной деятельности происходит в онлайн-пространстве. Контроль за производственными ресурсами, поиск кандидатов на вакансии, финансовые операции и т.д. происходят через интернет. Офисные работники должны адаптироваться и совершенствовать свои навыки, чтобы идти в ногу со временем.
Следуя за технологическими изменениями, есть возможность подняться по карьерной лестнице от секретаря до управленца.
Наиболее важные профессии
Каждый рабочий день офисные сотрудники приходят на свои места, и, как может казаться представителям других профессий, создают лишь видимость деятельности. Однако это мнение является ошибочным. Офисный планктон не привык делиться своими достижениями. Для них нормально выигрывать крупные тендеры или заключать долгосрочные контракты с крупными клиентами.
Не все компании могут позволить себе широкий штат сотрудников. Поэтому они отдают предпочтение специалистам, без которых функционирование офиса было бы невозможно. Основной список из пяти профессий включает в себя тех, кто должен обладать опытом работы.
Офис-менеджер
Ранее этих специалистов называли секретарями. Многие считали, что их основная задача заключается в подаче кофе. С переходом от термина «секретарь» к «офис-менеджер» стало очевидно, какие задачи ставятся перед этим работником. Прежде всего, офис-менеджер должен быть знаком с государственными стандартами оформления документов. В его обязанности также входят учет дел компании, организация командировок сотрудников и создание необходимых условий для спокойной работы руководителя, например, во время переговоров или работы с ценными документами.
Охранник
Некоторые могут подумать, что работать на входе в офис в форме — это просто, и с этой задачей сможет справиться каждый. Но это далеко не так. Основная обязанность охранника — обеспечение безопасности помещений офиса и его сотрудников. Он несет ответственность за контроль за входящими, а в случае опасности обязан немедленно реагировать, например, при попытке ограбления бухгалтерии. Только человек с быстрой реакцией и хорошей физической подготовкой сможет эффективно справиться с такими ситуациям.
Бухгалтер
Мнение общества о данной профессии часто искажено. Большинство людей считают, что сотрудники бухгалтерии занимаются лишь подсчетом денег. Возможно, два десятка лет назад это было так, но сегодня на них возложена значительная ответственность. К их обязанностям относятся налоговая отчетность, подготовка финансовой документации, работа с несколькими банками, где у компании есть счета, и многие другие задачи.
Завхоз
Эта роль не сводится к работе уборщицы. Человек, занимающий позицию завхоза, является хранителем корпоративного уюта. Основная задача завхоза заключается в управлении командой, обеспечивающей чистоту и комфорт в офисе. Завхоз наделен правом устанавливать определённые правила поведения для сотрудников компании, которые призваны учитывать интересы всех работников. Также именно он отвечает за планирование работ по ремонту без ущерба для бизнеса.
Чаще всего, данная должность занимает женщина. Представительницы прекрасного пола имеют богатый опыт в таких вопросах, как очистка ковров и взаимодействие с коммунальными службами при возникновении неполадок.
Системный администратор
Основная функция системного администратора заключается в мониторинге бесперебойной работы компьютерной сети в офисе. Этот специалист подключает новые системные устройства, устанавливает необходимые программы и решает проблемы, возникающие с компьютерами и принтерами. Если нужно, системные администраторы пишут программное обеспечение для компании.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы:
Получите полезную профессию, помогающую людям. Курс Эльмиры Давыдовой.
- Проблемы с трудоустройством почти не возникают.
- Позиция секретаря — отличный старт для студентов и выпускников, стремящихся получить опыт и запись в трудовую книжку.
- Опытные работники в данной сфере имеют возможность получать конкурентоспособную заработную плату.
- Работа может быть достаточно интересной и простой.
Минусы:
- Неопытные работники получают минимальную заработную плату.
- Высокая степень ответственности и большое количество обязанностей.
- Начальство и коллеги нередко перекладывают вину за возникающие сложности на секретаря.
- Руководители могут перегружать сотрудников личными просьбами, что затрудняет выполнение основных задач.
Личные качества
Представители данной профессии должны обладать такими качествами, как тактичность и стремление к ответственности, так как именно они координируют работу всей офисной команды. Часто руководители предъявляют требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: аккуратный макияж, прическа и соответствующая деловая одежда.
- Коммуникабельность.
- Отличная память.
- Доброжелательность.
- Пунктуальность.
- Грамотность и готовность учиться.
- Умение работать в команде.
- Неконфликтность.
- Лидерские и организаторские навыки.
- Знание иностранных языков на хорошем уровне.
- Терпеливость.
- Понимание корпоративной этики.
Офисный менеджер — это человек, умело взаимодействующий с людьми, отличающийся вежливостью и хорошими манерами.
Завхоз
Что думают люди. Это просто уборщица в яркой униформе.
Как на самом деле. Завхоз — это хранитель корпоративного уюта. Он отвечает не только за чистоту, но и за безопасность офиса. Завхоз управляет командой, создающей комфортные условия для работы. Например, он устанавливает правила, которые обеспечивают комфортные условия для всех сотрудников. Завхоз прекрасно знает, как устранить пятно на ковровом покрытии и куда обращаться в случае перебоев с электроснабжением. Он организует ремонтные работы так, чтобы они не отвлекали сотрудников от работы.
Кому подойдёт. Хорошему руководителю, способному координировать работу разных сотрудников, таких как уборщицы, электрики и IT-специалисты.
Где учиться. Например, в Колледже индустрии гостеприимства и менеджмента № 23 на программе «Сервис домашнего и коммунального хозяйства».
Системный администратор
Что думают люди. Многие считают, что он просто сидит и ничего не делает.
Как на самом деле. Основная задача системного администратора — быть везде и всегда на готове. Каждый из вас сталкивался с ситуацией, когда интернет переставал работать, и единственным вашим действием было перезагрузить роутер. Затем приходит системный администратор, и всё начинает функционировать, как и должно. Кроме экстренной помощи, он также отвечает за то, чтобы офис был оснащён удобными программами и организацией виртуального рабочего пространства. Если системный администратор проявляет себя особенно хорошо, у него есть возможность перейти в разработку или информационную безопасность. Возможно, этот специалист уже написал программное обеспечение, которое улучшает работу вашей компании, а вы даже не подозреваете об этом.
Кому подойдёт. Человеку, который знает, что делать в случае технических проблем, таких как зависание системы или появление синего экрана смерти.
Фото: Shutterstock
Что должен знать и уметь офис-менеджер?
Обязанности офис-менеджера
На первый взгляд работа офисного менеджера кажется не требующей особых навыков. Однако, чтобы выполнять свои задачи качественно, необходимо знание:
- основ делопроизводства и документооборота (для ведения деловой переписки, составления отчетов, приема и передачи звонков и писем, подготовки документов для хранения);
- офисных компьютерных программ (таких как Word и Excel);
- правил эксплуатации офисной техники (сканеры, принтеры, копировальные машины и иное оборудование);
- методов планирования (особенно если в обязанности входит закупка офисных принадлежностей или контроль работы сотрудников);
- основ менеджмента;
- способов управления персоналом;
- методик административной и хозяйственной деятельности;
- основ экономики;
- конфликтологии и психологии;
- английского языка (особенно важно для работы в международных компаниях);
- этики делового общения.
Как стать офис-менеджером?
Обязанности офис-менеджера
Некоторые работодатели не требуют наличия специализированного образования при приеме на работу, а акцентируют внимание на необходимых навыках, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей.
Если ваши амбиции выходят за рамки должности офис-менеджера, вам стоит получить высшее образование по специальности «Менеджмент» или пройти специализированные курсы.
Наш институт предлагает подготовку квалифицированных офис-менеджеров в формате дистанционного обучения. В ходе обучения студенты изучают правила делопроизводства, организуют качественную административную и хозяйственную деятельность компании, осваивают навыки делового этикета и решения конфликтных ситуаций, а также контроль за работой сотрудников и состоянием офиса. Обучение длится 4 месяца, по окончании которого выпускники получают диплом и могут сразу приступить к работе в роли офис-менеджера, даже в крупных компаниях.
Эта специальность может стать начальной, но ключевой ступенью к успешной карьере, ведь в процессе выполнения «несложной» работы открываются возможности углубленного изучения особенностей любого бизнеса и накопления бесценного опыта.
